GMAO : c'est quoi, à quoi ça sert, et à partir de quand il vous en faut une

Dans un atelier, la maintenance laisse des traces partout : un cahier pour les pannes, un tableur pour le préventif, des courriels d’organismes de contrôle, des bons de sortie au magasin. Une GMAO réunit ces traces dans un seul outil.

Cette page dit ce qu’elle fait, ce qu’elle coûte, ce que la loi demande vraiment, et à partir de quand elle vaut le coup. L’exemple suivi d’un bout à l’autre est un atelier fictif de 17 équipements, avec un an d’interventions. Il est dans le fichier offert, prêt à recevoir vos propres données.

Qu’est-ce qu’une GMAO ?

GMAO signifie gestion de la maintenance assistée par ordinateur. C’est un logiciel destiné au service maintenance, qui l’aide à maintenir ou à remettre chaque équipement dans l’état qui lui permet de produire. En anglais, on parle de CMMS, pour computerized maintenance management system.

Chacun y fait sa part. L’opérateur signale une panne, le technicien enregistre ce qu’il a fait et les pièces utilisées, le responsable planifie le préventif et suit les arrêts, les coûts et les échéances.

On y distingue trois types d’intervention. La corrective répare après la panne : la lame de scie casse, on la change. La préventive intervient avant : le graissage mensuel d’un convoyeur. La réglementaire est la vérification qu’impose un texte, comme la vérification trimestrielle d’une presse plieuse.

Ce que fait une GMAO : six fonctions

Fonction	Ce qu’elle fait	Et sur un tableur ?
Le parc	la liste des équipements, avec leur historique	oui
Les demandes d’intervention	l’opérateur signale la panne lui-même, depuis un poste ou un téléphone	difficile : il faut un formulaire et quelqu’un qui recopie
Les ordres de travail	la fiche de chaque intervention : qui, quand, combien de temps, quelles pièces	oui
Le préventif	les passages planifiés reviennent à l’échéance, avec une alerte	oui, avec des formules de date, mais le fichier ne prévient personne
Les pièces	le stock de maintenance relié aux interventions	difficile : deux fichiers à rapprocher
Les indicateurs	arrêts, coûts, pannes, échéances réglementaires	oui

Deux indicateurs reviennent partout en maintenance. Le MTBF est le temps moyen entre deux pannes : le chariot élévateur de l’exemple a connu 7 pannes en 1 856 heures d’ouverture, soit un MTBF de 265 heures. Le MTTR est le temps moyen de réparation : 2,86 heures pour ce même chariot.

GMAO, tableur ou ERP : quelle différence ?

Un tableur bien construit tient quatre des six fonctions : le parc, les ordres de travail, le préventif et les indicateurs. Ce qui lui manque, c’est la demande qui arrive toute seule et la pièce reliée à son intervention. Et il ne prévient personne quand une échéance approche : il faut penser à l’ouvrir.

Un ERP (progiciel de gestion intégré) gère l’entreprise entière : ventes, achats, stock, production, comptabilité. Certains proposent un module de maintenance, relié d’office aux achats et au stock. Une GMAO, elle, ne fait que la maintenance.

Pour choisir, comparez-les fonction par fonction, avec les six du tableau. Le module d’un ERP a l’avantage quand la maintenance consomme beaucoup de pièces achetées et stockées ; une GMAO dédiée, quand le préventif et les vérifications dominent.

À partir de quand faut-il une GMAO ? Huit critères

Le nombre de machines ne suffit pas à décider. Voici huit mesures, tirées d’un an de registre, avec les seuils que nous proposons. Ce sont des repères, pas des normes : dans le fichier, ils sont en jaune, à ajuster à votre atelier.

Critère	Seuil proposé	Atelier de l’exemple	Atteint ?
Équipements à suivre	20	17	non
Interventions par mois	15	16,4	oui
Personnes ou entreprises qui interviennent	3	7	oui
Part du correctif	50 %	72,6 %	oui
Vérifications réglementaires à suivre	5, ou une seule en retard	9, dont une en retard	oui
Heures d’arrêt par an	100 h	281 h	oui
Pièces de maintenance sorties sans intervention	10 %	15,4 %	oui
Heures par semaine pour tenir le suivi	2 h	1,5 h	non

Score de l’atelier : 6 sur 8. Il n’a que 17 équipements, sous le seuil de 20, et ne passe qu’une heure et demie par semaine à tenir son suivi. Ce sont pourtant les deux critères qu’on regarde d’habitude.

Les six autres racontent une autre histoire. La vérification trimestrielle de la presse plieuse, attendue le 14 juillet, n’a pas eu lieu : la date était dans un courriel. Le graissage mensuel du convoyeur n’apparaît que neuf fois dans l’année. Et 18 des 117 sorties de pièces pour la maintenance ne sont rattachées à aucune intervention.

Ce n’est pas la taille du parc qui décide, c’est ce qu’il vous fait faire.

Le fichier lit le score ainsi : à partir de 6, une GMAO vous fera gagner du temps ; de 3 à 5, structurez d’abord le registre et le préventif, puis testez une GMAO gratuite ; en dessous de 3, le registre suffit.

Les arrêts disent aussi par où commencer. Sur les 281 heures de l’exemple, trois équipements en font 56 % : le chariot élévateur (70,5 h), le convoyeur (52 h) et la presse plieuse (34 h). C’est l’idée de la criticité : classer les équipements en A, B ou C selon ce que coûte leur panne, pour ne pas les suivre tous de la même façon.

Combien coûte une GMAO ?

Les prix relevés le 16/10/2026 sur les pages des éditeurs se rangent en cinq familles.

Famille	Exemples relevés	Ce qu’il faut regarder
Offre gratuite	FreeMaint Core, MaintainX Basic, Fiix Free, Atlas CMMS Basique	la limite : export réservé au payant chez FreeMaint, 2 ordres de travail récurrents chez MaintainX, interface en anglais chez Fiix, ni stocks ni rapports avant l’offre payante chez Atlas CMMS
Forfait par entreprise	FreeMaint : 29, 99 ou 299 $ par mois	ce que chaque palier débloque : compteurs, export, bons de commande
Prix par utilisateur	Atlas CMMS Starter : 10 $ par utilisateur et par mois ; UpKeep : 24 $ pour sa première offre	qui compte comme utilisateur : demandeurs, techniciens, lecteurs
Sur devis	Mobility Work	la durée d’engagement, le préavis et le prix après la première année
Logiciel libre à installer	openMAINT, Atlas CMMS (licence AGPL)	le serveur, les mises à jour, et le temps de quelqu’un pour s’en occuper

Le prix de la licence n’est qu’une partie du coût. Comptez aussi le paramétrage, la reprise du parc et de l’historique, la formation et, surtout, le temps de saisie, qui ne disparaît pas.

En face, mettez le coût de vos arrêts. Dans l’exemple, 281 heures à 150 € l’heure (un réglage du fichier, à remplacer par le vôtre) font 42 150 € sur un an. Avec ce réglage, une heure d’arrêt évitée par mois vaut 1 800 € par an.

Ce que la loi impose, et ce qu’elle n’impose pas

Le Code du travail impose de maintenir les équipements de travail en état de conformité avec les règles applicables à leur mise en service, y compris au regard de la notice d’instructions (article R4322-1).

Il impose aussi des vérifications générales périodiques pour les équipements fixés par arrêté, avec leur périodicité et leur contenu (article R4323-23). Pour les appareils de levage, c’est tous les 12 mois en règle générale et tous les 6 mois pour certains appareils, dont les chariots élévateurs (arrêté du 1er mars 2004, article 23). Pour les presses mécaniques et hydrauliques qui travaillent les métaux à froid, c’est tous les 3 mois. La brochure ED 828 de l’INRS récapitule ces périodicités, équipement par équipement.

Le résultat de ces vérifications est consigné sur le registre de sécurité (article R4323-25). Pour les appareils de levage, l’employeur tient en plus un carnet de maintenance qui consigne toutes les opérations de maintenance, jusqu’à la mise au rebut (article R4323-19 et arrêté du 2 mars 2004).

Aucun de ces textes n’impose un logiciel : ils imposent de vérifier et de consigner. Une GMAO aide surtout à ne laisser passer aucune échéance.

Par où commencer

D’abord, un registre : une ligne par intervention, dix colonnes. Le numéro, la date, l’équipement, le type, une description en une phrase, qui a demandé, qui est intervenu, la durée, le temps d’arrêt, les pièces et leur coût. Même sur papier, c’est le point de départ de toute GMAO : un an de registre, ça s’importe.

Ensuite, le préventif : les passages à faire, équipement par équipement, avec leur périodicité. Puis les vérifications réglementaires, chacune avec sa prochaine échéance.

Enfin, l’outil, si votre score le justifie. Essayez-le sur vos propres données, pas sur celles de la démonstration.

GMAO gratuite ou payante : comparer avant de signer

Les offres gratuites existent, mais celles que nous avons relevées s’arrêtent toutes quelque part : le nombre d’ordres de travail récurrents, l’export, la langue, les rapports. Notre comparatif GMAO gratuite ou payante met ces limites côte à côte, avec ce que chaque offre coûte vraiment.

Avant de signer, posez les mêmes questions à chaque éditeur. Le fichier offert en contient douze, avec une grille pour comparer trois offres. Commencez par quatre : qui compte comme utilisateur ; si le préventif est limité ; si vos données s’exportent à la fin du contrat, et sous quel format ; si l’essai peut se faire sur vos propres données.

Le plan de maintenance préventive

Le préventif est la fonction qu’un tableur tient le mieux, à condition d’être construit pour. Le guide du plan de maintenance préventive part de l’inventaire des machines, fixe pour chacune ses gammes, c’est-à-dire la liste des opérations d’un passage, et leurs périodicités, puis les met dans un planning Excel.

C’est aussi là que se voit la limite du tableur. Le jour où le planning déborde, le passage à une GMAO part de ce qui est déjà écrit.

Mesurer l’effet de la maintenance : le TRS

Le TRS, ou taux de rendement synthétique, combine trois taux : la disponibilité, la performance et la qualité. Les pannes pèsent d’abord sur le premier : chaque heure d’arrêt évitée le fait monter.

Le guide du calcul du TRS le calcule sur une semaine d’atelier, avec les erreurs les plus fréquentes et un fichier pour le faire juste.

Le fichier offert

Le fichier qui accompagne cette page tient le registre de maintenance de l’atelier de l’exemple : le parc, les 197 interventions de l’année, les vérifications réglementaires et les sorties du magasin. Il en tire les huit mesures, le score sur 8 et les indicateurs mois par mois.

Remplacez les données par les vôtres : les colonnes grisées se calculent seules, les cellules jaunes sont des réglages. Télécharger le fichier (Excel, 147 Ko, sans inscription). Il s’ouvre dans Excel et LibreOffice, et dans Google Sheets par Fichier, puis Importer.