Méthode 5S dans un atelier de maintenance : les cinq étapes, l'audit et les erreurs à éviter

Les 5S sont cinq étapes pour organiser un poste de travail, puis le garder organisé : débarrasser, ranger, nettoyer, standardiser, être rigoureux. Parmi les méthodes d’amélioration continue, ses effets se voient dès le premier jour. Elle se rate aussi facilement : on range un samedi, et trois mois plus tard, tout est à refaire.

Cette page applique les cinq étapes à un atelier de maintenance. L’atelier est fictif, mais construit comme un vrai : quatre techniciens, un établi commun, deux armoires d’outillage, un rayonnage de pièces de rechange, un poste de soudure. Ses deux audits, au départ et trois mois plus tard, sont dans la grille d’audit offerte.

Les cinq S en un tableau

S	Mot japonais	En français	Ce qu’on fait	Dans l’atelier de maintenance
1	seiri	débarrasser	séparer l’utile de l’inutile, et sortir l’inutile	les roulements démontés, les outils cassés, les cartons vides
2	seiton	ranger	donner une place à chaque chose, et remettre chaque chose à sa place	le tableau d’ombres, les tiroirs étiquetés
3	seiso	nettoyer	nettoyer, et inspecter en nettoyant	la fuite trouvée en essuyant la presse
4	seiketsu	standardiser	écrire et afficher la règle, pour que l’état obtenu devienne la norme	la photo de l’établi « tel qu’il doit être »
5	shitsuke	être rigoureux	tenir les règles dans la durée, par l’habitude et par l’audit	l’audit mensuel et son radar affiché

Les traductions françaises varient. On lit par exemple débarrasser, ranger, nettoyer, standardiser, et pour le cinquième, être rigoureux ou impliquer. Certains en font l’acronyme ORDRE : ordonner, ranger, dépoussiérer (ou découvrir des anomalies), rendre évident, être rigoureux. Les mots changent, l’ordre des étapes ne change pas.

D’où viennent les 5S

La méthode vient du Japon. Elle a été élaborée dans le système de production de Toyota, et compte parmi les techniques qui ont permis la production en juste-à-temps. Les sources ne s’accordent pas sur une date précise de naissance. Le livre de Hiroyuki Hirano, 5 Pillars of the Visual Workplace, paru en anglais en 1995, la présente comme cinq piliers à construire dans l’ordre.

Un détail en dit long : selon le Lean Enterprise Institute, Toyota n’utilise que quatre S. L’entreprise se passe du cinquième, la rigueur, parce que ses audits quotidiens, hebdomadaires et mensuels du travail standardisé le rendent redondant. Autrement dit, ce qui tient l’ordre dans la durée, c’est l’audit.

Certaines entreprises ajoutent un sixième S, pour la sécurité : on parle alors de 6S.

L’atelier de l’exemple

L’atelier dépend d’une usine de mécanique, elle aussi fictive. Quatre techniciens y travaillent en journée. Il abrite un établi commun, deux armoires d’outillage, un rayonnage de pièces de rechange, un poste de soudure, une perceuse à colonne, une presse hydraulique d’atelier et un compresseur.

Au premier audit, l’atelier obtient 19 sur 100. Les constats parlent d’eux-mêmes : des roulements démontés qui traînent sur l’établi depuis des semaines, des outils cassés rangés avec les bons, une clé dynamométrique qu’on cherche presque à chaque utilisation, une fuite d’huile connue sur la presse et jamais réparée, des consignes affichées depuis des années, dont deux se contredisent.

Le chantier se déroule sur trois semaines, à raison de deux demi-journées par semaine : le tri la première, le rangement la deuxième, le nettoyage et les premiers standards la troisième. Ensuite, un audit chaque mois.

Avant de commencer

• Délimitez la zone. Commencez par une zone, pas par toute l’usine. Un atelier de maintenance, c’est déjà beaucoup.
• Prenez des photos « avant », en notant l’endroit d’où vous les prenez. Vous referez les mêmes après : c’est une preuve parlante du progrès pour l’équipe.
• Faites travailler ceux qui travaillent là. Le chantier appartient aux techniciens de l’atelier. Le rôle de l’encadrement est de leur donner le temps.
• Prévenez le magasin et les achats. Le tri va faire sortir des pièces de rechange : il faudra les identifier, les référencer ou les rendre.
• Fixez les dates du chantier et du premier audit, et annoncez-les.

Étape 1 : débarrasser (seiri)

Tout ce qui ne sert pas au travail de la zone en sort. Le geste clé est l’étiquette rouge.

Tout objet dont l’utilité est douteuse reçoit une étiquette rouge. S’il peut partir tout de suite, il part. Sinon, il rejoint une zone de quarantaine, à l’écart et bien délimitée, où il attend sa décision. Sur l’étiquette : la date, l’objet, qui l’a étiqueté, pourquoi, la décision proposée (jeter, rendre au magasin, donner à un autre service, garder) et la date limite.

Pour trancher, une règle simple classe chaque objet selon sa fréquence d’utilisation :

Fréquence d’utilisation	Où le mettre
aucune depuis un an	le jeter ou le recycler
moins d’une fois par mois	à l’écart : magasin, archives
moins d’une fois par semaine	à proximité, dans une armoire de la zone
moins d’une fois par jour	au poste de travail
moins d’une fois par heure	au poste, à portée de main
au moins une fois par heure	sur soi

Attention aux pièces de rechange. Un roulement qui n’a pas servi depuis deux ans peut être la seule pièce qui remet une machine en route un jour de panne. Avant de jeter une pièce, vérifiez dans la GMAO ou avec le magasin à quelle machine elle sert, et si cette machine est critique. Dans le doute, la pièce part au magasin, avec sa référence, pas à la benne.

Dans l’exemple, l’équipe pose 143 étiquettes rouges en deux demi-journées. Deux semaines plus tard, à la date fixée : 61 objets sont jetés ou recyclés, 38 rendus au magasin avec leur référence, 27 rendus à d’autres services et 17 gardés dans l’atelier.

Fixez le délai de quarantaine à l’avance, et tenez-le. Une quarantaine qui ne se vide pas devient un nouveau débarras.

Étape 2 : ranger (seiton)

Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place. Ce qui sert le plus souvent est le plus près du poste : c’est la suite logique du tableau de tri.

Le tableau d’ombres est l’outil emblématique de cette étape. Chaque outil a sa place sur un panneau, marquée par sa silhouette. On voit d’un coup d’œil ce qui manque, on cherche moins, on perd moins. Ajoutez une carte « outil sorti » : l’emprunteur la pose à la place de l’outil, avec son nom. L’ombre vide dit qu’il manque quelque chose ; la carte dit où il est.

Dans un atelier de maintenance, séparez l’outillage commun de la caisse personnelle de chaque technicien. Les outils partagés et rares, comme les extracteurs, la clé dynamométrique ou les appareils de mesure, vont au tableau commun, où leur absence se voit.

Le reste suit la même logique :

• Étiquetez armoires, tiroirs, bacs et rayonnages avec leur contenu. Pour une pièce de rechange : sa référence et la machine à laquelle elle sert.
• Marquez le sol : les allées, la zone de quarantaine, les emplacements des chariots. Gardez dégagés l’accès à l’armoire électrique, aux extincteurs et aux sorties.
• Rapprochez du poste ce qui sert tous les jours. Les consommables de soudure vont au poste de soudure, pas au fond de l’atelier.

Dans l’exemple, le tableau d’ombres accueille les 46 outils communs. Trois mois plus tard, l’audit trouve deux ombres vides sans carte : la clé dynamométrique et une pince à circlips. Le rangement est en place, le standard n’est pas encore tenu.

Étape 3 : nettoyer, c’est inspecter (seiso)

On nettoie la zone, les outils et les machines, et on inspecte en nettoyant. C’est l’étape où les 5S rejoignent la maintenance.

Le technicien qui essuie une machine la regarde de près. Une fuite, une vis desserrée, un flexible craquelé, un carter fêlé se voient sur une surface propre, et passent inaperçus sous la graisse. Chaque anomalie va sur une fiche d’anomalies affichée dans la zone : la date, l’équipement, ce qu’on a vu, et la suite donnée. Une anomalie notée doit être traitée, ou faire l’objet d’une demande d’intervention.

Dans l’exemple, le grand nettoyage relève 23 anomalies, dont une fuite d’huile sur la presse d’atelier et un flexible craquelé sur le compresseur. Trois mois plus tard, 15 sont traitées ; 8 n’ont toujours pas de demande d’intervention.

Traitez aussi les salissures à la source. Essuyer la même flaque chaque semaine ne règle rien : réparez la fuite, posez un bac de rétention, capotez ce qui projette.

Ce nettoyage-inspection est déjà de la maintenance. La norme NF X 60-000 d’avril 2016 range au premier niveau les actions simples nécessaires à l’exploitation, réalisées sur des éléments facilement accessibles en toute sécurité, comme le graissage ou la purge de filtres. Les 5S préparent ce premier niveau : un poste propre et rangé, des anomalies notées, des opérateurs qui savent quoi regarder. Pour situer ce premier niveau parmi les autres formes de maintenance, voyez notre page sur les types de maintenance.

Étape 4 : standardiser (seiketsu)

Les trois premières étapes ont produit un état. La quatrième en fait la norme, écrite et visible, pour que chacun sache ce qui est attendu sans avoir à demander.

• Une photo du standard dans chaque zone : l’établi, l’armoire, le poste de soudure « tels qu’ils doivent être ».
• Une liste de fin de poste courte, par exemple cinq gestes : outils au tableau, établi vide, sol balayé, fiche d’anomalies à jour, déchets évacués.
• Un responsable par zone, dont le nom est affiché sur place.
• Les mêmes règles partout : mêmes couleurs, mêmes étiquettes, même marquage au sol.
• Un planning de nettoyage : qui nettoie quoi, et quand.

Un test simple : demandez à quelqu’un d’extérieur à l’équipe de trouver un outil ou une pièce sans aide. Dans l’exemple, l’intérimaire de l’atelier en retrouve 4 sur 5.

Étape 5 : être rigoureux (shitsuke)

La dernière étape n’a pas d’outil propre. C’est la discipline de l’équipe qui fait vivre les quatre premières, jour après jour. Elle ne se décrète pas : elle s’entretient par l’audit, par l’affichage des résultats, et par l’exemple de l’encadrement.

Concrètement :

• un audit à date fixe, chaque mois, par un auditeur qui change ;
• des résultats affichés dans la zone et commentés avec l’équipe ;
• des actions courtes, avec un nom et une date, vérifiées à l’audit suivant ;
• des standards revus quand l’atelier change : nouvelle machine, nouvel outil, nouvelle zone.

L’audit 5S

L’audit mesure où en est la zone, S par S. La grille offerte compte 25 critères, cinq par S, chacun noté de 0 à 4 :

Note	Ce qu’elle veut dire
0	rien n’est fait, ou le critère n’est respecté nulle part
1	le critère est respecté par endroits seulement ; les écarts dominent
2	la règle existe et elle est appliquée à moitié
3	le critère est respecté presque partout ; il reste un ou deux écarts
4	le critère est respecté partout, sans écart constaté le jour de l’audit

Chaque S vaut donc 20 points, et le total 100. En cas de doute entre deux notes, prenez la plus basse et écrivez pourquoi.

Les deux audits de l’atelier de l’exemple :

S	Au départ, sur 20	À 3 mois, sur 20
1. Débarrasser	4	16
2. Ranger	7	17
3. Nettoyer	4	13
4. Standardiser	3	14
5. Être rigoureux	1	10
Total sur 100	19	70

Les trois premiers S montent vite : ce sont des actions visibles, faites en quelques demi-journées. Le cinquième reste le plus faible, à 10 sur 20. La fin de poste est tenue quand le chef d’équipe est là, oubliée sinon. Seules 5 des 9 actions décidées à l’audit précédent sont faites. C’est là que se joue la suite : si rien ne change, l’atelier redescendra.

Pour lire le score, la grille propose quatre repères, à ajuster : « À lancer » sous 40 %, « En cours » de 40 à 69 %, « En place » de 70 à 89 %, « Exemplaire » à partir de 90 %. Avec 70 sur 100, l’atelier est « En place », mais son radar montre deux S encore « En cours » : nettoyer et être rigoureux. Regardez toujours la forme du radar avant le total.

Trois règles pour que l’audit serve :

• Sur place, grille en main, jamais de mémoire ni depuis le bureau.
• Un auditeur qui change. Une personne d’une autre équipe voit ce que l’habitude cache.
• Des actions, pas des reproches. L’audit sert à décider quoi améliorer. Une note qui sert à sanctionner apprend surtout à cacher le désordre le jour de l’audit.

Les erreurs qui font échouer un chantier 5S

1. Le grand ménage sans lendemain. Les 5S sont souvent appliqués comme une opération ponctuelle, alors qu’ils se tiennent au quotidien. Sans les étapes 4 et 5, l’atelier retrouve son état de départ.
2. Ranger avant de trier. On construit alors de belles étagères pour des objets inutiles. Le tri vient toujours en premier.
3. Jeter une pièce de rechange critique. En maintenance, l’objet qui ne sert jamais peut être celui qui sauve une journée de production. Vérifiez avant de jeter.
4. Faire les 5S à la place de l’équipe. Un atelier rangé un week-end par le chef ou par un prestataire tient mal : personne ne s’approprie un rangement qu’il n’a pas choisi.
5. Un tableau d’ombres sans carte de sortie. L’ombre vide montre qu’un outil manque, mais pas qui l’a. Le technicien cherche toujours.
6. Nettoyer sans inspecter. Un nettoyage qui ne note aucune anomalie a manqué la moitié de son but.
7. Changer la grille à chaque audit. Les scores ne se comparent plus. Adaptez les critères une fois, au départ, puis gardez-les.

La grille d’audit offerte

Le fichier qui accompagne cette page contient trois onglets :

• Mode d’emploi : comment remplir la grille, le barème, la lecture du score et des conseils pour l’audit ;
• Audit : la grille vierge, avec ses 25 critères, les totaux par S et sur 100, le niveau et le radar ; une colonne permet de saisir l’audit précédent pour comparer ;
• Exemple : l’atelier de cette page, audité au départ puis à trois mois, avec un constat pour chaque critère.

Les cellules jaunes se remplissent, le reste se calcule. Télécharger la grille d’audit 5S (Excel, 22 Ko, sans inscription). Elle s’ouvre dans Excel et LibreOffice, et dans Google Sheets par Fichier, puis Importer.