Gestion de stock sur Excel : les 5 signes qu'il faut passer à un logiciel (Excel amélioré, Dolibarr, Odoo, Zoho)

Le fichier dit 74 disques. Sur l’étagère, il y en a 62. Si vous tenez votre gestion de stock sur Excel, vous avez déjà vécu ce soir d’inventaire où les chiffres ne collent plus. La question n’est pas de savoir si Excel est un bon outil. C’est de savoir si votre fichier tient encore.

Cette page donne cinq signes qui se mesurent, avec un seuil pour chacun. Elle les applique à un exemple complet : l’atelier fictif de notre guide sur le stock de sécurité, ses huit articles et un an de mouvements. Puis elle montre la version d’Excel qui tient, offerte, et ce que coûtent Dolibarr, Odoo et Zoho si elle ne suffit plus.

Excel suffit-il pour gérer un stock ?

Oui, dans beaucoup d’ateliers et de petits magasins. La taille n’est presque jamais le problème : une feuille Excel accepte 1 048 576 lignes, et Google Sheets jusqu’à 20 millions de cellules par fichier. À 200 lignes par semaine, il faudrait un siècle pour remplir une seule feuille.

Ce qui fait lâcher un fichier, c’est la façon dont on s’en sert. Le stock tapé à la main au lieu d’être calculé. Les copies qui circulent. Les sorties faites sans bon. Les cinq signes qui suivent mesurent justement cela.

Les 5 signes que votre Excel de stock a atteint sa limite

1. Le stock du fichier n’est plus celui de l’étagère

C’est le signe le plus visible, et le plus coûteux. Dans l’atelier de l’exemple, l’inventaire du 30 septembre 2026 trouve un écart sur 5 références sur 8 : 12 disques, 8 paires de gants, 4 roulements et un bidon d’huile en moins, 3 boîtes de vis en plus. Au total, 193,70 € d’écarts en valeur absolue.

Les causes sont banales. Des pièces prises sans bon, surtout au bord de ligne. Un bon de sortie saisi deux fois, ce qui explique les vis « en trop ».

Comment le mesurer : comptez une vingtaine de références prises au hasard, et comparez au fichier. Seuil proposé : plus d’une référence sur vingt avec un écart, soit plus de 5 %.

2. Vous êtes plusieurs à saisir, sans savoir qui a fait quoi

Dans l’exemple, trois personnes touchent au fichier : le magasin, l’atelier et les Achats. Deux versions circulent. Celle du magasin dit 74 disques, celle des Achats 80. Pour le film étirable, l’une dit 20 rouleaux, l’autre 70 : les Achats ont ajouté au stock les 50 rouleaux commandés le matin.

Excel sait travailler à plusieurs. Avec un abonnement Microsoft 365 et un fichier enregistré sur OneDrive ou SharePoint Online, chacun voit les modifications des autres, et un historique des versions existe. Mais le fichier ne dit pas pourquoi une cellule est passée de 74 à 80.

Seuil proposé : au moins deux personnes qui saisissent, et soit des copies du fichier, soit des lignes dont on ignore l’auteur.

3. Le stock vit à plus d’un endroit

Les disques de l’exemple ne sont pas tous au magasin : une réserve attend au bord de ligne, à l’atelier. Le fichier n’a qu’une colonne Stock. Les 12 disques manquants manquent justement là, où l’on se sert sans bon.

Chaque boîte descendue à l’atelier est un transfert : une ligne qui sort du magasin, une ligne qui entre au bord de ligne. Avec deux emplacements, c’est tenable. Avec un camion de maintenance et un second site, les transferts se multiplient.

Seuil proposé : dès que le même article est rangé à deux endroits.

4. Vous devez dire d’où vient une pièce

Le fil de soudure et l’huile hydraulique de l’exemple arrivent par lots. Si un fournisseur rappelle un lot, il faut savoir où il est et s’il en reste. C’est la traçabilité : retrouver l’origine d’une pièce, et ce qu’elle est devenue.

Excel le permet, avec une colonne Lot sur chaque mouvement. Mais rien n’oblige à la remplir. Le jour où elle reste vide, la traçabilité s’arrête sans que personne ne s’en aperçoive.

Seuil proposé : au moins un article à suivre par lot ou par numéro de série. Si c’est un client ou une règle qui l’exige, ce signe pèse plus que les autres.

5. Le fichier vous prend plus de temps qu’il ne vous en fait gagner

Comptez trois choses : les lignes saisies par semaine, le temps par ligne (ressaisie des bons comprise), et les heures passées à vérifier, rapprocher et corriger. Dans l’exemple : 26 lignes par semaine, 30 secondes la ligne, plus une heure de vérifications, soit 1,2 heure par semaine.

Seuil proposé : 2 heures par semaine. L’atelier de l’exemple reste en dessous, avec ses huit articles. Avec 300 références, refaites le calcul : il n’y a pas de seuil universel, seulement le vôtre.

Le diagnostic en deux minutes

Signe	Comment le mesurer	Seuil proposé	L’atelier de l’exemple
1. Le fichier n’est plus l’étagère	références avec un écart au comptage	plus de 5 %	5 sur 8 : oui
2. Saisies sans trace	personnes, copies, auteur de chaque ligne	2 personnes et copies ou lignes anonymes	3 personnes, 2 versions : oui
3. Plusieurs emplacements	endroits où le même article est rangé	2 ou plus	magasin et bord de ligne : oui
4. Traçabilité	articles suivis par lot ou par numéro de série	1 ou plus	2 articles : oui
5. Temps passé	heures par semaine sur le fichier	2 h ou plus	1,2 h : non

Ces seuils sont des propositions de notre part, pas une norme. Ajustez-les à votre situation.

Le score se lit simplement. De 0 à 1 signe, gardez Excel, mais construisez-le comme le modèle ci-dessous. De 2 à 3, mettez ce modèle en place maintenant et testez un logiciel gratuit en parallèle sur une dizaine de références. De 4 à 5, passez à un logiciel. L’atelier de l’exemple coche 4 signes sur 5.

Le fichier offert s’ouvre sur ce diagnostic : vous entrez vos chiffres, il compte vos signes.

Avant de changer d’outil : l’Excel de stock qui tient

L’ancien fichier de l’exemple a un défaut qui explique presque tous les autres : on y tape le stock. Le bon modèle repose sur un journal des mouvements. On ne tape jamais le stock : on saisit ce qui entre et ce qui sort, et le stock se calcule.

Pour le disque de l’exemple, l’année se lit en une ligne : 210 au départ, 1 800 reçus, 2 retournés, 1 938 sortis, soit 74 dans le fichier. L’inventaire en compte 62. On ne retape pas 62 : on saisit un ajustement de 12, daté du jour de l’inventaire. L’écart reste dans le journal, et l’on sait d’où vient chaque chiffre.

Les six règles du fichier qui tient :

1. On ne tape jamais le stock. On saisit des mouvements : entrées, sorties, transferts, ajustements. Le stock se calcule.
2. Un seul référentiel d’articles. Chaque saisie choisit sa référence dans une liste : pas de faute de frappe, pas de doublon d’article.
3. Chaque ligne dit qui l’a saisie. Et une colonne de contrôle signale les doublons, les références inconnues et les lots oubliés.
4. Les commandes en cours sont dans le fichier. La décision compare le point de commande au stock plus ce qui est déjà commandé : on ne commande pas deux fois.
5. L’inventaire produit des ajustements. Datés, dans le journal, jamais en écrasant la colonne Stock.
6. Le point de commande vient d’un calcul, pas d’une habitude. Le guide pour calculer son stock de sécurité donne la méthode et le fichier.

Le cœur du fichier tient dans une formule. Dans l’onglet Stock, pour l’article de la ligne 5 :

=SOMME.SI.ENS(Mouvements!$J$2:$J$5000;Mouvements!$D$2:$D$5000;A5)

La colonne J du journal contient la quantité signée : positive pour une entrée, négative pour une sortie. Le sens vient du type de mouvement choisi dans la liste. La décision, elle, tient en une ligne :

=SI(E5<=I5;SI(H5<=I5;"Commander";"Déjà commandé");"OK")

E5 est le stock, H5 le stock plus les commandes en cours, I5 le point de commande. Dans l’exemple, le film étirable est sous son point de commande, mais 50 rouleaux sont déjà en route : le fichier affiche « Déjà commandé ». En anglais, les fonctions s’appellent SUMIFS et IF, avec des virgules à la place des points-virgules.

Ce modèle a une limite qu’il faut dire : il mesure les erreurs, il ne les empêche pas. Une sortie faite sans bon reste invisible jusqu’à l’inventaire, dans Excel comme dans un logiciel.

Quand Excel ne suffit plus : Dolibarr, Odoo, Zoho

Collaboration commerciale. Le lien vers Odoo de cette page est un lien d’affiliation : si vous vous abonnez à un plan payant par ce lien, Pro Industrie touche une commission. Le classement n’en dépend pas : Dolibarr, qui ne nous rapporte rien, est présenté au même titre. Les options sont rangées par coût de départ, de la gratuite à la plus chère.

Critère	Excel bien construit	Dolibarr	Odoo Inventaire	Zoho Inventory
Prix de départ	0 € de plus si vous avez déjà Excel	gratuit, logiciel libre à installer ; en ligne chez DoliCloud : 14 € HT par utilisateur et par mois	0 € pour Inventaire seul, utilisateurs illimités (plan « Une App Gratuite »)	gratuit jusqu’à 50 commandes, 1 utilisateur et 1 emplacement ; Standard : 29 € HT par mois et par organisation
Plusieurs emplacements	oui, deux lignes par transfert	oui : entrepôts et transferts	oui : emplacements de stockage	2 en Standard, 4 en Premium
Lots et numéros de série	à la main : rien n’oblige à saisir le lot	oui : le mouvement est refusé sans numéro si l’article l’exige	oui	à partir de Premium (79 € HT par mois)
Qui a fait quoi	colonne « Saisi par » à remplir	auteur enregistré à chaque mouvement	un compte par personne, historique des mouvements	un compte par personne (3 en Standard)
Réapprovisionnement	alerte par formule, la commande se fait à côté	réassort : prépare les commandes fournisseurs	règles mini-maxi ; la commande fournisseur demande l’application Achats	non relevé sur la page des tarifs

Prix relevés le 20/10/2026 sur les pages officielles de chaque éditeur (voir les sources en bas de page). Zoho Inventory facture par organisation, en facturation annuelle ; DoliCloud et Odoo facturent par utilisateur.

Dolibarr : le logiciel libre, chez vous ou en ligne

Dolibarr est un logiciel libre et gratuit, que l’on installe sur son propre serveur ou son propre ordinateur. Si vous préférez ne rien installer, DoliCloud l’héberge pour 14 € HT par utilisateur et par mois (offre Basic), avec un essai de 30 jours.

Son module Stocks gère plusieurs entrepôts, les transferts et les inventaires. Sa fonction de réassort prépare les commandes fournisseurs pour revenir au stock voulu. Avec le module Lots, un article suivi ne peut pas bouger sans son numéro de lot. Et chaque mouvement garde le nom de son auteur.

Ce qu’il demande en échange : installer et mettre à jour le logiciel vous-même, ou payer l’hébergement.

Odoo Inventaire : gratuit pour une seule application

Le plan « Une App Gratuite » d’Odoo donne une application, ici Inventaire, à un nombre illimité d’utilisateurs, hébergée sur Odoo Online. Emplacements, lots et règles de réapprovisionnement mini-maxi sont inclus.

La limite est précise. Pour qu’une règle de réapprovisionnement crée la demande de prix au fournisseur, il faut l’application Achats. Dès cette deuxième application, la base passe au plan Standard, et chaque utilisateur devient payant. Le prix dépend de la formule, et s’entend hors taxes puisqu’Odoo vend aux entreprises :

Plan Standard, par utilisateur et par mois	Première année	Ensuite
Facturation annuelle	19,90 € HT	24,90 € HT
Facturation mensuelle	24,90 € HT	31,10 € HT

Tarifs relevés le 20/10/2026 sur la page des prix d’Odoo, version France.

Le détail des fonctions, des limites et de la mise en route est dans notre avis sur Odoo Inventaire.

Si vous voulez l’essayer, le plan gratuit est accessible depuis la page d’Odoo (lien d’affiliation).

Zoho Inventory : facturé par organisation

Zoho Inventory facture l’organisation, pas l’utilisateur. Le plan gratuit est très limité : 50 commandes, 1 utilisateur, 1 emplacement. Le plan Standard coûte 29 € HT par mois en facturation annuelle, pour 3 utilisateurs, 2 emplacements et 500 commandes par mois.

Pour un atelier, le point qui compte est ailleurs : le suivi des lots et des numéros de série n’arrive qu’avec le plan Premium, à 79 € HT par mois.

Ce que coûtent les licences sur 3 ans

Pour 3 utilisateurs, en facturation annuelle :

Option	Calcul	Total sur 3 ans
Excel bien construit	licence déjà payée	0 €
Odoo, Inventaire seul	plan « Une App Gratuite »	0 €
Dolibarr installé chez vous	logiciel libre, hébergement et installation à part	0 €
Zoho Inventory Standard (sans lots)	29 € × 36 mois	1 044 € HT
Dolibarr en ligne, DoliCloud Basic	14 € × 3 utilisateurs × 36 mois	1 512 € HT
Odoo Standard (Inventaire et Achats), facturation annuelle	19,90 € × 3 × 12 mois, puis 24,90 € × 3 × 24 mois	2 509,20 € HT
Zoho Inventory Premium (avec lots)	79 € × 36 mois	2 844 € HT

Ces totaux ne comptent ni l’installation, ni la formation, ni le temps de saisie. Si le besoin dépasse le stock (achats, ventes, fabrication), notre comparatif Odoo ou Dolibarr poursuit le choix côté ERP. Et le temps de saisie ne disparaît pas avec un logiciel : il se déplace, du rapprochement du vendredi vers la saisie au moment du mouvement.

Passer d’Excel à un logiciel sans tout casser

1. Nettoyez le référentiel. Une référence par article, une seule unité par référence, les doublons fusionnés.
2. Faites un inventaire complet le jour de la bascule. Importez les quantités comptées, par emplacement et par lot, et non le stock du fichier : sinon vous importez aussi ses écarts.
3. Importez les articles, puis le stock. Un fichier CSV par étape. Dans le fichier offert, l’onglet Inventaire donne le compté par emplacement, et l’onglet Lots le stock de chaque lot.
4. Recalculez les points de commande avant de créer les règles de réapprovisionnement ou les seuils d’alerte.
5. Saisissez à la source. Au moment où la pièce sort, pas le vendredi soir. Le code-barres en entrepôt rend cette saisie rapide.
6. Arrêtez le fichier à la date de bascule. Deux outils tenus en parallèle divergent vite.

Après la bascule, comptez souvent ce qui compte : l’inventaire tournant répartit les comptages sur l’année, et la méthode ABC dit quels articles compter le plus souvent.

Le fichier offert

Le fichier reprend tout l’exemple de cette page. Ses onglets :

• Diagnostic : les cinq signes, avec vos chiffres et ceux de l’exemple ;
• Stock : le stock par emplacement, ce qui est en commande, la décision et la valeur ;
• Mouvements : le journal, avec sa colonne de contrôle ;
• Commandes, Inventaire et Lots : les commandes en cours, le comptage et ses ajustements, le stock de chaque lot ;
• Articles et Listes : le référentiel et les listes déroulantes.

Les cellules à modifier sont en jaune. Les données sont fictives. Aucune inscription n’est demandée.